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对外贸易经济合作部


全国对外经贸进出口企业全面质量管理办法（试行）
1992年8月1日，外经贸部

第一章 总 则
第一条 为落实“以质取胜”发展出口战略、提高对外经贸进出口企业（以下简称企业）的经营质量、特按照全面质量管理原理，结合外贸企业实际，制订本办法。
第二条 企业的经营质量，是指企业在经营活动中，满足客户对商品和服务的需求，以及实现企业效益的优劣程度。主要包括：出口商品质量、对外服务质量和经济效益高低。
企业必须推行全面质量管理，组织全体职工和各个部门参加，综合运用现代管理思想和科学方法，控制贸易活动中影响经营质量的因素，通过改善和提高相关的工作质量，保证以最佳成本提供客户满意的商品和服务，提高企业和社会的经济效益。
第三条 企业全面质量管理，要以经营质量为中心，突出出口商品质量，把管理的重点放在经营质量赖以形成的工作质量上，以工作质量的提高，保证出口商品质量、对外服务质量和企业经济效益的提高。

第二章 质量保证体系
第四条 企业质量保证体系是指企业以保证和提高经营质量为中心，运用系统原理和方法，把各部门、各环节的质量职能组织起来，形成一个有明确目标职责和标准、互相协调、互相促进的质量管理网络。主要包括：开展方针目标管理，建立组织保证体系和开展群众性质量管理活动。
第五条 企业全面质量管理组织保证体系，一般由企业全面质量管理领导小组、全面质量管理专职机构（办公室）和“国际市场调研组”、“收购、销售质量保证组”、“储运质量保证组”、“单证结汇质量保证组”、“供货单位全面质量管理组”5个专业质量保证小组3级质量管理网络构成。
第六条 企业全面质量管理领导小组（或称全面质量管理委员会），由公司经理、副经理、三总师、企管办、经理办、计划、业务、财会、单证、样宣、包装、仓储等部门负责人组成。由公司经理任组长，总经济师或主管企业管理工作的副经理任副组长，全面负责企业质量管理工作。
（一）建立和健全企业全面质量管理网络，明确各部门、各环节的质量责任、权限，审定相应的工作规范、标准；
（二）审定企业全面质量管理的总体目标和全面计划，并展开为各部门、各环节不同时期的分目标，建立质量管理的计划体系和目标体系；
（三）领导企业全面质量管理的各项工作，组织质量管理跟踪检查；
（四）组织企业全面质量管理项目攻关和成果发布工作。
第七条 企业全面质量管理专职机构（办公室），一般可由企业管理办公室和质量检测中心或质监科联合组成。由总经济师或主管企业管理的副经理兼任办公室主任，企管办主任和质监室负责人担任副主任。协助经理进行日常质量管理工作。
（一）制订企业质量管理方针目标和行动计划，报全面质量管理领导小组审核批准；
（二）组织企业各部门推行全面质量管理计划，督促、检查计划执行情况，协调解决质量实施计划执行过程中需要部门之间协作解决的问题；
（三）组织制订有关质量工作标准或制度，如方针管理制度、商品质量检验制度、服务规范质量管理制度、职工教育培训制度、岗位标准以及相应的奖惩办法等，经企业经理批准后组织实施；
（四）组织开展全面质量宣传教育，配合教育部门搞好各类人员的质量管理教育培训；
（五）收集、处理各类质量信息，对各类严重质量问题进行汇总分析，供经理决策参考；
（六）检查考核全面质量管理实施情况，提出部门奖惩意见。
第八条 国际市场调研组，由企业商情调研部门负责，外销、货源以及海外机构业务人员参加。
（一）广开渠道，多向收集国际市场商业情报和商品信息，研究企业开拓多种经营、灵活贸易方式；
（二）深入调查研究国际市场属本企业经营范围商品的需求量、品种、规格、品质要求和包装、装潢；
（三）收集客户对本企业历年出口商品质量（适用性）和服务质量的反映；
（四）管理出国推销小组市场调研质量，提出出国小组市场调研任务和专题要求；
（五）了解国际上竞争对手的销售、生产、价格、质量状况；
（六）整理、分析信息，及时反馈给生产、供货单位和“收购销售质量保证组”，不定期的向企业全面质量领导小组提交研究的意见和建议。
第九条 收购、销售质量保证组，由各业务部门单独建立，样宣、包装参加，业务部经理担任组长，负责做好组织货源，对外推销，成交履约等环节的质量保证工作。
（一）在充分调查研究的基础上，正确决策本部门的商品、市场战略；
（二）按照国际市场的需要，调整出口商品结构，合理选择和发展生产、加工基地；
（三）按国际市场要求或出口合同签订进货合同，按质、按量、按时组织进货验收；
（四）研究改进包装装潢；
（五）坚持择优原则，提高谈判、推销技巧和外销合同质量；
（六）做好签约后的进程管理工作，按照出口合同要求，按时、按质、按量对外履约；
（七）进行进、销、存综合平衡，加强出口成本核算；
（八）组织售后服务，收集客户反映，处理理赔、索赔和其它业务纠纷；
（九）组织检查和提高相关业务人员的工作和服务质量；
（十）协助、督促供货单位搞好全面质量管理。
第十条 储运质量保证组，由企业储运部门和自属仓库组成，储运部经理任组长，负责做好商品进仓、储存、运输等环节的质量保证工作。
（一）进行进仓商品验收质量管理，检查商品进仓管理制度的落实执行情况；
（二）根据商品种类、特性，科学、合理安排仓位，加强商品在库养护管理；
（三）按信用证或合同规定，扣紧船期、车次、航班托运、配载；
（四）正确发货、交运，严格执行出仓复核；
（五）坚持文明装卸，减少和防止货损；
（六）组织合理运输。
第十一条 单证结汇质量保证组，由单证科和财务科两个部门组成，由单证科和财会科长各自负责部门的工作。
（一）加强信用证管理，正确缮制各种单证，并做到清晰、整洁；
（二）快速交单议付，保证及时安全收汇；
（三）检查、催收国内外应收帐款；
（四）做好出口退税工作；
（五）及时支付国外佣金；
（六）督促清仓利库。
第十二条 供货单位全面质量管理组，设于各个供货单位。由公司各业务部有关货源和质监人员负责联系、督促、检查。既是企业全面质量管理主管部门，主要是在企业全面质量管理领导小组指导督促下，组建各自单位的质量管理网络；负责推行全面质量管理；进行企业内部质量活动计划协调、组织指导和检查督促。

第三章 加强质量管理，提高出口商品质量
第十三条 出口商品质量，是指商品对国际市场的适用性。企业对出口商品质量的管理包括：对生产领域产品内在和外观质量形成过程的出口产品质量以及流通领域商品适销对路和保质养护的出口商品质量管理。
第十四条 企业必须加强对出口商品供货渠道管理。
（一）逐步扩大建立出口生产质量许可证制度。凡不符合质量要求没有取得质量许可证的企业，不能承接出口生产任务。对取得出口生产许可证的企业，要经常进行监督、检查，发现质量问题，必须限期改进。在质量问题解决之前不安排生产、不收购产品。限期不能改进，要吊销出口生产许可证。
（二）以国际市场为导向，以科学进步为动力，加强出口商品生产基地、专厂、专车间和其它基础好的生产单位的技术改造和设备更新工作。积极引进国外优良品种、先进技术和先进设备。
（三）协助、督促生产加工企业实行全面质量管理，建立和健全出口商品质量保证体系（按工业企业全面质量管理办法）。
第十五条 企业必须促进、协助供货单位严格按照国际先进标准或客户要求组织生产。
（一）根据国际市场对各类商品的不同要求，制订、修改出口商品标准。有国际标准的要采用国际先进标准。
（二）做好国际市场的调查研究，包括邀请生产企业领导和技术人员参加谈判和出国考察，及时掌握经销商品的市场信息，供求情况，主要供货国的生产、出口商品、质量、特点、价格以及国外客户对我出口商品质量、规格、花色、包装等的反映，摸清同类产品的技术走向，发展趋势，我国产品的质量差距，及时向科研、生产单位提供市场信息、先进技术、流行款式及某些新颖产品。
（三）企业外销、货源人员或指定专门机构，应主动与生产部门分析、研究，要求并协同他们一起，严格按照国际先进标准或客户要求组织产品的设计、开发、试制、生产和质检，加快新商品的开发和传统商品的更新换代。
（四）以销定产，向生产企业布置生产和以产定销与生产企业签订收购合同，必须对商品有明确、具体、符合出口要求的质量标准，内外包装、交货时间及分批数量的规定。
（五）来图、来样加工的商品，首先要弄清国外客户的质量要求，同时要充分考虑国内生产企业的技术、设备条件，加工能力和原辅料材料供应等。必要时，应邀请生产、加工企业一起谈判，确保内外一致。
（六）货源员必须经常深入生产第一线了解生产情况，督促生产单位严格质量管理，发现问题及时提出并协助解决。
第十六条 企业必须研究改进出口商品的包装装潢。
（一）搜集国内外包装装潢技术资料，掌握国际商品包装装潢发展趋势，引进国外先进包装技术，加强包装装潢的科研工作。
（二）包装用原材料的质量和包装结构要符合出口标准和销售、运输的有关规定。
（三）商品包装装潢，必须根据商品特点和销售地区的不同语种、风俗习惯、消费心理等因素，进行精心设计。
第十七条 企业必须严格出口商品质量检验和奖罚制度。
（一）企业应配合生产单位和商检部门参与出口商品在生产过程中的质量检测。
（二）对出口商品质量优良、在国际市场上赢得良好信誉的生产单位，应给予奖励，并实行优质优价。同时在引进先进技术设备、进口原辅材料、安排技改贷款等方面优先予以帮助。
（三）凡出口商品发生严重问题的，要坚决追查并视情况给予处罚。
第十八条 完善外销合同商品质量条款。
（一）根据客户需要和我商品情况，明确规定采用国际标准、国家标准或约定标准。凡合同中不列明质量标准的，均作为采用国家标准。
（二）采用约定标准的，内容必须具体、明确，用词必须严密、准确，不能模棱两可，含糊不清。
（三）对结构比较复杂、技术密集程度较高的商品，除详细规定型号、规格及其他有关技术参数外，还须列明验收标准及验收手段等质量条款。
（四）对来图、来样或看样成交的商品，必须封存原样或回样，并在对外合同中写明经客户确认我方回样的函电编号和日期，作为质量标准的依据。
（五）对客户在质量或包装装潢方面有特殊要求的，要充分考虑生产、加工企业的生产能力、技术水平和原辅材料的供应可能。必要时应邀请生产、加工企业一起谈判。
第十九条 严格出口商品进货质量把关。
（一）进货人员必须按照合同规定进行认真验货。
对重点出口商品和重点生产厂，可派专职或兼职驻厂员深入工厂、车间及时了解出口产品质量检测情况。坚决杜绝不符合质量要求的产品出厂。
对农、副、土、特出口产品，货源员要到产地指导生产、加工，严格执行合同规定的质量标准。绝不允许收人情货和关系货。
（二）对第一批出口试销的新产品和首次安排生产任务的企业，主管的外销、货源员、质监员必须根据合同质量条款下厂检查产品质量、规格、包装及其品质鉴定，写出质量检查报告，经企业“全面质量管理领导小组”批准后，才能安排收购。
（三）实行验货付款制度。对不符合合同规定的质量标准的产品，财务部门有权拒绝付款。
第二十条 做好出口商品在储运环节的保质安全管理工作。
（一）商品入库前要按商品特性及保管要求选择合适库区。
（二）商品入库时，要按运单认真清点数量并检查外包装状况。发现缺件或破损，立即通告有关部门处理。
（三）商品入库后，要求仓库按养护管理的规定负责保管。并定期组织整理、检查。发现问题（包括超期储存）及时汇报处理。杜绝失窃、虫蛀、失效、变质、降质、损坏、变形等一切保管责任事故的发生。
（四）商品转运时，要根据不同商品的特性，向承运部门提供该商品装卸、运输过程中的各项具体要求，发现破损、及时调换。
（五）改善运输条件，发展集装箱运输和成组运输，减少散装货运输比例，确保出口商品运输安全。
第二十一条 严格按照销售合同规定的品质要求交货。对法定检验的出口商品，要及时向商检部门报验；对不符出口质量标准的，坚决不予出口。
第二十二条 把商品质量，包括开发高质新品列入承包考核内容，与奖金挂钩。根据商品质量管理程序，加强以各项专业管理为内容的管理基础工作，对商品质量作原始数据记录，并积极开发电子计算机辅助管理。

第四章 加强质量管理，提高对外服务质量
第二十三条 服务质量是指进出口企业满足客户在购买和使用商品过程中，对各种劳务性需求的优劣程度。包括业务人员的仪容、仪表、语言态度、商品知识、操作技术、经营方法、服务方式、服务设备、经营技巧，以及履约状况等售前、售后的各种服务。
企业必须对推销介绍出口商品、到出口商品为国外客户使用交易全过程所做的对外联系工作，实行质量管理。
第二十四条 做好推销介绍商品广告宣传工作的质量管理。利用报纸、期刊、广播、电视、电影广告或者直接邮寄分发的样本、商品目录、说明书、通告函等，都应能简明扼要周到地宣传本企业的出口商品，抓住客户购买心理，符合销售地区的有关政策、法令、规定，以及民风、习俗、崇尚和爱好，能够吸引、招徕客户，起到推介作用。
第二十五条 做好成交洽谈和函电处理工作的质量管理。
（一）外销人员要熟练掌握自己经营的出口商品的质量、规格、包装装潢、交货等重要情况，了解客户所在地区的外贸政策、法令。在谈判前，准备好出口商品的质量、技术资料，必要的样品及质检单等。在谈判中，要衣著整洁，礼貌周到，不卑不亢，有理有节，介绍商品，主动热情。能认真正确地回答客户有关商品质量、性能和贸易条款等类问题。态度诚恳，方式灵活，但不作空头承诺。
（二）函电处理必须高效、及时、准确。为此，必须按照业务需要，配置国际电话、电传、传真等业务通讯设施。根据传真、电报、电传、函件分别制定限时答复规定，做到答复迅捷，内容明确，文字简炼，措词得当。
（三）要主动与客户保持经常联系。对无货可供的询盘，也要碗言作答，留有余地，对待客户来访，要热情礼貌。
（四）根据外贸方针政策，制订灵活贸易方式具体做法的规定。在收汇安全的前提下，接受符合国际惯例的做法，尽量满足客户有特殊要求的定单，在数量折扣、佣金支付等条款上，区别情况，灵活掌握。
第二十六条 做好备货工作，保证按时、按量、按质履约。
（一）对外签约以后，要按合同规定，及时安排商品的生产、加工、收购并定期进行“四排”（有证有货、有证无货、有货无证、无证无货）。
（二）健全对外履约过程中各个环节的衔接制度和单证流转制度，使各部门之间动作协调、配合默契。
（三）搞好和银行、海关、商检、运输部门的协作关系，取得上述单位的支持和配合。
第二十七条 做好装运、单证工作的质量管理。
（一）客户来证后应即和合同条款对照审查，如有不符点，且不能接受的，须立即洽客逐条修改。除责在对方外，原则上以一次提出修改要求为宜。
（二）按照来证要求，衔接好船期、车次、航班，及时托运。
（三）根据来证规定，及时备妥各种证件。
（四）缮制装运单据，必须正确、完整、整洁，和信用证规定完全相符，并保证货、证、船严格一致。
（五）凡由客户自行投保的，应予配船后及时寄送投保通知；货物发运后，应即将船名、航次、装货内容、数量、尺码、重量通知客户；交单议付后，应即将装运单据付本壹全份或按合约规定份数寄交买方或开证人。保证客户能及时准确地获悉货物装运信息和提取货物。
第二十八条 做好履约后的善后工作质量管理。
（一）履约收汇后，应及时付佣。
（二）对客户的抱怨意见、业务纠纷、索赔案件的处理工作，要做到及时、适度、客观，使客户的不满及索赔得到合情合理的解决。
第二十九条 做好出口商品的售后服务工作。
（一）应把售后服务工作纳入日常工作规划；利用各种机会和方式，主动征询用户对我商品和服务的意见，了解适销地区经销商的销售情况，存在问题，及时反馈，采取措施。
（二）机电产品和技术密集型产品出口，还要做好安装调试、技术培训、保养维修等工作，有条件的可在主销地区建立售后服务网点，设立维修站，零配件供应点和咨询服务中心，或者定期组团出访，进行技术服务、技术指导、短期培训或作示范表演，帮助用户提高操作、维修、保养水平。
（三）在主销地区设立分拨中心。

第五章 加强质量管理，提高经济效益
第三十条 企业必须加强经济效益管理。保证以“最佳成本”提供客户满意的商品和服务，同时取得企业自身最终的“最佳效益”。
第三十一条 企业必须提高决策水平。运用现代经营思想、决策理论和决策技术，并按民主决策程序，对企业经营战略、商品开发、市场销售、财务和劳动人事进行科学决策。保证市场、商品、客户开发决策正确。并按照“产销结合”、“效益与速度统一”的原则，合理运用企业资源，充分发挥潜力，取得尽可能满意的经济效果。
第三十二条 坚持择优经营。在考虑到生产、市场、客户的前提下，从加强经济核算入手，坚持商品、地区、客户、价格、币种、时机6择优原则，优化出口商品结构，开发优新商品，多出盈利低亏商品，控制或不出高亏商品，多销高价地区、客户，争取以硬货币和有利时机成交。
第三十三条 推行价值工程，力求出口商品、内外包装等在设计和原材料的选用上能使其功能和费用总量处于最佳结合状态，防止产生商品的剩余质量和剩余功能。
第三十四条 加强成本管理和经济核算。
（一）掌握国际行情，选择有利时机，灵活方式，随行就市，力争出口卖好价格，进口节约用汇。
（二）推行以外销合同为中心的经济核算责任制。每笔业务，外销员都必须填制出口商品盈亏核算表，事先预测换汇成本和盈亏情况，作为托运凭据，并在履约完毕以后，由财会部门逐笔填列财会实绩，反馈给业务部门对照检查。
（三）划小核算单位，实行资金分科（部）管理。使用资金，必须严格按照计划、定额，除非确有需要，一律不得超额占用；超计划占用资金，须经公司领导审核批准，并加收利息。
（四）企业内部要制订各项费用预算，费用定额，经批准后执行。堵塞各种超支、多支、滥支的漏洞，并提出相应的预防措施。
（五）开展“双增双节”运动。
第三十五条 改善进货管理工作。
（一）收购商品，原则上以销定产。
（二）加强进货（包括由企业提供的原辅材料）价格的审核。
（三）制订合理库存定额。
（四）坚持“适销”、“适量”、“适时”原则，除季产年销的农、副、土特产品，应做到按照出口计划及对外成交合同，合理安排生产加工，按时、按量进货，既不影响履约，又要避免超储积压。
（五）定期清仓利库。
第三十六条 组织合理运输。
（一）尽量做到“四直”（直调、直拨、直装、直卸）一就（就地储存）避免、减少迂回运输。
（二）做到外地货源合理到站、到港。
（三）提高仓容利用率。
（四）根据信用证或有关规定，合理选择运输工具、承运单位和运输路线。
（五）合理配载，提高车船、集装箱装载能力。
（六）合理运输包装。
第三十七条 必须保证及时、安全收汇。
（一）接到信用证后立即全面审核，在规定的交货期间内办理托运。限期打好装运单据，经审核无误后，先交银行预审，在取得提单后即送银行议付。大额或双到期信用证的单据。必须在装船完毕后24小时内交银行议付。
（二）要切实提高单证质量，建立单证复核制度，大力发展电子计算机操作制单，力求单证正确无误。防止发生因制单不慎而遭国外银行借故拖延付款或拒付。
（三）业务和财务人员都要关心收汇情况。要定期（一般可按月）对国内外结算资金、特别是国外逾期未收帐款列出清单，落实到人，逐笔催收。收到为止。
第三十八条 加强进口工作的管理。
（一）商品进口要做好市场调研，根据国内用户需求，比较选择确定订购对象。
（二）签订进口合同，必须详细准确地写明品质要求以及安装调试、技术培训、零部件供应、保养维修等条款。
（三）进口到货要尽速申报商检，发现问题，要协助国内用户于索赔有效期内及时向卖方提出索赔。如卖方无理拒赔，又协商不得解决，可提出仲裁，直至得到合理解决。

第六章 组 织 实 施
第三十九条 从领导到全体职工都必须牢固树立“质量是企业的生命”的观念。
（一）企业领导首先必须统一思想认识，有强烈的质量意识，在经营指导思想上做到：一手抓经营，一手抓质量。
（二）进行全员质量管理基本知识教育，使全体职工树立问题意识和质量意识，了解企业实行全面质量管理的必要性，掌握企业全面质量管理基本内容和方法。
（三）正确处理好以下三方面关系，当质量与数量发生矛盾时，必须服从质量，决不搞照顾性收购；当质量与交货发生矛盾时，必须服从质量，决不让不合格商品出口；当质量与经济效益发生矛盾时，必须服从质量，决不单纯追求企业利润。
第四十条 企业必须建立质量管理组织，健全质量保证体系。
（一）按照本办法第六条、第七条规定，结合企业实际，建立专门组织和负责具体工作的办公机构，明确职责任务。
（二）按照本办法第八条、第九条、第十条、第十一条、第十二条规定，结合企业实际，组织质量保证小组。制订各自的工作计划、目标，在企业全面质量管理专职机构统一部署下，开展质量管理活动。
（三）确定质量方针、目标，制订、落实质量计划。把质量方针目标层层展开，落实到企业各部门、科室、直至个人，形成质量方针目标体系，实行质量方针目标管理。
第四十一条 企业必须制定质量标准规范，建立质量责任与质量奖惩制度。
（一）制订企业质量标准规范，规定完成质量方针目标需要的相应工作程序和岗位标准。涉及各部门、各环节的工作质量标准由各部门制订，质量管理专职机构进行组织指导，并协调各部门制订的质量标准的衔接，同时制订涉及全企业的质量标准。
（二）建立企业各部门、各岗位的质量责任制度。由质量管理专职机构根据质量标准对相应的部门提出工作责任，要求对本部门的质量标准负责，同时由部门向内部有关工作岗位的个人下达质量任务，要求个人对自己的岗位工作质量标准负责。
（三）制订对企业内部的个人、部门执行质量标准和开展质量管理活动以及供货单位商品质量的奖惩制度。制度内容必须具体明确，尽量做到定量化，并与其它奖惩制度结合起来，突出质量否决权。
第四十二条 企业必须严格对全面质量管理工作的检查与考核。
（一）实行质量跟踪管理。对进出口工作的各个业务环节，根据收集、掌握的质量信息，有的放矢地进行跟踪检查，分析原因，采取改进措施，使质量问题得到及时解决。
（二）全面质量管理的检查与考核，采取上级考查与部门自查、自考相结合，定期与不定期相结合，全面考查与重点考查相结合。考查实绩记入部门和个人业务档案，作为对部门、职工的奖惩依据。
（三）对在全面质量管理工作中取得突出成绩的单位、部门和职工个人，要大力表彰和奖励。奖励标准由企业根据实际情况在奖惩制度中自行确定。
（四）对发生的各类质量问题，要认真查明原因，是企业的由企业负责，内部按规定追究有关责任者的经济责任；是供货单位的由供货单位负责，并限期完成质量整改。
（五）对因工作失职，造成大量经济损失或严重政治影响的，要及时通报，并作严肃处理。

第七章 附 则
第四十三条 本办法适用于经营商品进出口的外贸企业。
第四十四条 企业在推行全面质量管理中，除本办法规定的内容，还必须遵循全面质量管理的一般要求，体现全面质量管理的基本思想，运用全面质量管理的基本方法。
第四十五条 本办法由经贸部企业管理指导委员会办公室负责解释并会同有关部门组织实施。
第四十六条 企业可根据本办法制定实施细则。
第四十七条 本办法自发布之日起生效。